现代化进程中的探索与实践
——佛山大学图书馆组织机构改革回溯
陈志仁（佛山大学图书馆）
机构改革是图书馆综合改革的一个重要方面，是同行们一直关注和经常讨论的问题。93年广东高校图书馆馆长会议纪要上明确提出：“高校图书馆的组织机构如何调整和组建才能适应管理现代化图书馆各项功能的需要？才能发挥最大的管理效益？这是近几年好些馆长提出的问题，要求作专门的研讨。”同年
7月，我校图书馆配合学校综合改革方案的实施，迈开了全面改革的步伐，对图书馆管理的方方面面进行了一系列探索性的改革尝试。其中，机构改革是较为突出并且成效较大的一个方面。现回顾走过的改革路程，谈谈我们的认识、做法和体会，以求和大家共同研讨。
改革前的机构设置状况和改革设想
我馆的机构设置，改革前一直沿用传统模式，按文献类型、文种以及文献进馆后整理、加工、使用时序设置。
分为采编（中、外文分开
）、期刊、流通、情报技术以及行政办公室、馆长办公室几个相对独立而又功能交叉重复的部门。随着图书馆改革开放形势的发展，我们深感这种旧的机构管理模式已经不能适应图书馆现代化管理的需要了。尤其是对于象我馆这样的中、小型高校馆，它至少显现出三种弊端：一是部门按文献类型（图书、报刊、视听资料、机读型文献等）一条龙（采、编、阅览、流通、情报）设置，彼此间缺乏横向联系，协调比较困难，在很大程度上滞缓了文献信息的传递与交流；二是部门分得过细，相同功能部门重叠，遏制或削弱了同种功能的整体发挥；三是部一级机构数量较多，管理幅度较大，既不利于馆对部的领导，又造成机构臃肿、人浮于事、效率低下。因此，打破旧的机构管理模式、改革机构设置，便成为我馆全面改革的首要步骤。
机构如何设置才能既科学又适应管理现代化的需要呢？许多图书馆已经进行了一些探索，实施过多种调整组织机构的方案：或增设一两个部，或合并两三个室；或调整各部门间的分工和衔接，或扩大某些部门的职能范围，等等。但我们以为，这仅仅是一些修修补补的改良措施，始终没有突破旧有的模式，没有跳出传统的框架。我们认为，应该加大改革的力度，完全打破旧的机构管理模式，来一次较为彻底的机构改革——废弃原来按文献类型和文献整序、使崐用流程设置机构的方法，改为从便于文献的传递、开发、利用，从有利于图书馆整体效益的发挥和科学管理出发，按功能设置机构。系统理论告诉我们：整体（系统）的属性与功能大于各孤立部分（子系统）的总和。就是说，整体功能并不就是各个组成部分功能的简单总和，它以各组成部分的功能为基础，却往往超出各组成部分功能的总和，这是系统内聚力作用的结果。：把图书馆所有功能相同，分散隶属各个部门而又相对独立的单位集中起来，分别组建成新的部门，按功能形成系统。在系统内崐聚力的作用下，这些新的部门必将发挥出更大的超过原孤立的各个单位功能总和的整体功能。同时，为有利于图书馆的科学管理，这些新建部门之间必须有紧密的内在联系，能相互协调配合，共同完成图书馆的总体目标。
机构改革方案及其实施
由设想到方案，我们经过了一个反复研讨、论证的过程。最后定下的方案是：撤消图书馆原有的各部门，全馆改设三部一室。即：文献整理部、文献服务部、应用技术部和图书馆办公室。具体组建和分工如下：
文献整理部（简称整理部）下设“文献采访交换室”和“文献整序加工室”，负责全部馆藏文献（包括各文种图书、期刊、报纸、视听资料、机读型文献等）的采集、交换、整序加工、数据录入、编目处理、文献移交工作，为文献服务提供物质条件。
文献服务部（简称服务部）集中全馆所有的直接为读者服务的单位，包括各类型阅览室、视听室、文献检索室、情报服务室、技术服务室（复印、胶印、过塑、装订等）、宣传教育室、流通出纳台，形成服务系统，负责以各种方式、从不同的角度和层次为读者提供优质高效的文献信息服务。
应用技术部（简称技术部）集中全馆现代技术力量，负责馆内以计算机为中心的现代技术的开发应用及其设备的维护管理工作。包括计算机及其网络技术、光盘、多媒体技术、声象视听、光电技术、文献复制、装订技术、电子监测技术等，为文献整理和文献服务提供技术条件。
图书馆办公室（简称办公室）集原馆长办公室和行政办公室为一体，负责全馆的决策、计划、控制、协调、考核、公关、经济工作。具体说，即是改革措施、管理目标、规章制度、
岗位责任的制定，
目标完成情况的考核评估，改革措施的实施和检查，人员的选调培训，奖惩制度的贯彻执行，公关策划与实施，民主管理，经费的总体预算、决算以及一应后勤事务的管理等，是图书馆科学管理的核心机构。
方案既定，接着进行全馆及各部、室的人事定编、定岗、定职责。在双向选择、优化组合的基础上实行了馆内全员聘任。通过竞争上岗，全体人员在自己的岗位上各司其职、各尽其责，职责清楚，任务明确，图书馆机构改革方案顺利实施，新的组织机构很快就正常运转起来。
机构改革的成效
改革两年多来，我馆新的组织机构运行自如，卓有成效，且表现出了明显的活力与生机。正如我们所设想和论证的一样，这种机构管理模式的优势集中体现在以下两个方面：
它不仅克服了旧的传统管理模式的三大弊端，而且能较充分地发挥系统内聚力作用，获得功能放大的效果。例如，整理部集中全馆采访、分编、加工力量，形成文献采访整序系统。系统内工作统筹规划、协调安排，能集思广益，全面考虑馆藏文献资源建设和经费合理使用问题。同时，将文献入口归于一室（采访交换室），可避免重复劳动，减少差错。各类型进馆文献集中一室（文献整序加工室）统一整序加工，既强化了文献处理的兼容性，又促进了文献整序工作的标准化、规范化，还便于分编加工人员相互进行专业理论与技术的交流。这一切都大大地强化了文献采访整序系统的整体功能。又例如，新组建的服务部，在其服务系统内，各单位工作上能够彼此联系、相互协调、可以根据需要统筹安排、共同行动，集中力量逐一完成各项任务。如每年新生入馆的教育工作，文献检索课的教学工作和情报咨询服务工作，都是在未设专职人员的情况下，统筹协调，灵活安排，由服务部各单位人员或以分散形式，或以集中形式共同分担，合作完成的，而且各项工作都取得了显著成绩。94年，服务部全体工作人员除负责日常流通、阅览和各项管理服务工作外，还分工协崐作，共完成解答书面咨询
1082人次，代检索课题 72个，编写目录索引3850条。95年半年时间代检索课题124个，提供参考目录索引2600条，&127;为“知识产权”研究课题提供参考文献索引
1100条，另外还对 3
个课题进行跟踪服务。服务部的整体效益明显提高。同时，按相同构造原理组成的技术部和办公室也各成系统，获得同样效果。各系统功能放大，图书馆的办馆效益自然提高。
新的机构管理模式强化了我馆的科学管理：办公室作为图书馆的决策部门，在管理目标确定之后向整理部、服务部、技术部下达任务（子目标），三个目标执行部门在接受并执行任务的过程中，及时将目标完成和各环节运转情况反馈回去，为办公室修订目标和再决策提供依据。这是部门间的纵向联系。三个目标执行部门也有着密切的横向联系——整理部、技术部直接服务于服务部，为其提供文献服务的物质基础和技术条件，并根据服务部反馈的信息不断改进自己的工作。技术部与整理部之间的关系也是如此。这样三部一室纵横协调、紧密联系，形成图书馆机构组织管理的新格局，有力地促进了我馆的科学管理。
图书馆的机构改革是一项巨大的工程，牵涉面广，难度较大，加之各类型图书馆的规模、性质、特点、任务存在较大的差异，在机构改革方面的思路、设想和方案也必然不同。我馆的这种改革方案，我馆目前所采用的这种机构管理模式，实践证明，比较适合类似我校图书馆的中小型馆，对于其它图书馆，如果能有一点参考价值，我们也将感到由衷的高兴。
